Rachunek - Instrukcja obsługi

• Instalacja programu
• Aktywacja programu
• Ustawienie parametrów pracy z programem
• Opis stałych elementów programu
• Opis głównych okien programu
  • Spis kontrahentów
  • Spis towarów i usług
  • Rejestr rachunków
  • Okno edycji rachunku
  • Zestawienia sprzedaży
  • Słowniki
• Konfiguracja programu
• Jednolity Plik Kontrolny (JPK_FA)
• Integracja z innymi programami serii Pakiet Przedsiębiorcy
• Aktualizowanie programu
• Tworzenie kopii bezpieczeństwa
• Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
• Uwagi końcowe

Instalacja programu

Program Pakiet Przedsiębiorcy Rachunek można zainstalować zarówno z płyty CD, którą można dodatkowo zamówić lub poprzez użycie Instalatora, który można pobrać ze strony internetowej. W przypadku instalacji z płyty należy uruchomić plik Rachunek.exe. W przypadku instalacji z Internetu należy pobrać Instalator ze strony /download. Dostępny w Internecie plik instalatora pod linkiem Pobierz program należy pobrać, a następnie uruchomić. Zarówno w jednym jak i drugim przypadku zostanie uruchomiony Kreator instalacji programu Rachunek. Następnie należy ściśle stosować się do kroków opisanych w Instalatorze.

Podczas instalacji należy zaakceptować warunki Umowy Licencyjnej, które określają zasady korzystania z oprogramowania poprzez kliknięcie przycisku Zgadzam się. Następnie należy podać folder docelowy w którym ma zostać zainstalowany program. Zalecane jest nie zmienianie domyślnie zaproponowanej lokalizacji docelowej. Aby rozpocząć instalację w wybranym w folderze docelowym należy kliknąć przycisk Zainstaluj, a następnie Zakończ.

Jeśli program został poprawnie zainstalowany to na pulpicie powinna zostać umieszczona ikona z niebieskim i żółtym prostokątem z opisem Rachunek. Ikona ta służy do uruchamiania programu. W menu START systemu Windows w sekcji Wszystkie programy powinna również zostać utworzona podsekcja Rachunek. W sekcji tej oprócz skrótu uruchomieniowego powinien znaleźć się program Aktualizacja do dokonywania aktualizacji programu przez Internet oraz program Odinstaluj służący do odinstalowania i całkowitego usunięcia programu z systemu Windows.

Aktywacja programu

W przypadku pierwszej instalacji programu uruchamia się on w wersji testowej. Wersja testowa służy do bezpłatnego przetestowania programu przed zakupem. Wersja testowa jest w pełni funkcjonalna i działa przez 30-dni od chwili pierwszego uruchomienia. Po tym czasie dostęp do programu jest blokowany.

W celu rejestracji programu lub w celu odblokowania dostępu po zakończeniu działania wersji próbnej należy go aktywować kluczem aktywacyjnym, który otrzymuje się po zakupie licencji. Aby dokonać aktywacji należy wejść w Dane - Aktywuj program, wpisać 20-cyfrowy klucz aktywacyjny, a następnie wcisnąć przycisk Aktywuj. W przypadku gdy dostęp do programu jest już zablokowany należy na oknie z komunikatem o zakończeniu możliwości korzystania z wersji testowej wcisnąć przycisk Aktywuj. Podczas aktywacji programu klucz aktywacyjny weryfikowany jest przez Internet, dlatego aby dokonać aktywacji niezbędne jest aktywne połączenie z Internetem.

Ustawienie parametrów pracy z programem

Przed rozpoczęciem pracy z programem zalecane jest jego skonfigurowanie. W tym celu należy wejść w ikonę Konfiguracja. W zakładce Dane firmy należy podać dane rejestrowe firmy (lub osoby fizycznej), numery rachunków bankowych oraz opcjonalnie dane kontaktowe. Dane, które są w tym miejscu określane są umieszczane na wydrukach rachunków w sekcji Sprzedawca.

W zakładce Rachunki w polu Rodzaj numeracji dokumentów należy określić rodzaj stosowanej numeracji dokumentów. Możliwe jest zastosowanie numeracji rocznej w formacie [numer dokumentu w roku / rok], miesięcznej w formacie [numer dokumentu w danym miesiącu / miesiąc / rok] lub ręcznej, w której program nie narzuca z góry numeru i pozwala na wpisanie dowolnego ciągu znaków.

Aplikacja Pakiet Przedsiębiorcy Rachunek może w całości operować na innej walucie niż Polski Złoty. Walutę dla całego programu można zmienić w zakładce Towary i usługi w polu "Waluta w której nominowane są ceny". Zmiana waluty na inną niż Polski Złoty powoduje aktywację dodatkowej funkcjonalności pozwalającej na sprawdzanie aktualnych kursów walut NBP.

Opis stałych elementów programu

Programy serii Pakiet Przedsiębiorcy zostały tak zaprojektowane, aby łatwo było nauczyć się ich obsługi, a ich użytkowanie było możliwie proste i intuicyjne. W związku z tym wszystkie okna główne i słownikowe zawierają zbiór tych samych, stałych elementów służących do obsługi. Ekran programu składa się z następujących sekcji:

1) Pasek tytułu - prezentuje nazwę programu oraz nazwę aktywnego okna.

2) Pasek menu - zawiera rozwijane zakładki z najważniejszymi funkcjami dostępnymi w programie.

3) Belka z oknami programu - znajdują się na niej ikonki otwierające główne okna programu.

Opis poszczególnych elementów okien dostępny jest w części Opis głównych okien programu.

4) Pasek narzędzi - składa się z przycisków uruchamiających najczęściej wykonywane czynności dotyczące dokumentów oraz aktualnego widoku.

Pasek menu

Pasek menu zawiera następujące rozwijane zakładki: Dane, Edycja, Widok i Pomoc.

Zakładka Dane - umożliwia dostęp do najważniejszych funkcji programu; jej zawartość różni się w zależności od włączonego okna. Poniżej znajduje się opis poszczególnych pozycji: część z nich jest wspólna dla wszystkich okien programu, część dostępna jest tylko w określonym oknie (Rejestr rachunków, Kontrahenci, Towary i usługi):

- Podstawowe przyciski: Dodaj, Zmień, Usuń są dostępne w każdym oknie i dotyczą działań na dokumentach (w Rejestrze rachunków) lub na poszczególnych pozycjach w oknach Kontrahenci oraz Towary i Usługi.
- Koryguj - tworzy korektę wskazanego dokumentu (w Rejestrze rachunków).
- Rozlicz - pozwala na rozliczenie dokumentów z odroczonym terminem płatności lub wystawienie rachunku do rachunku proforma (w Rejestrze rachunków).
- Wyślij rachunek e-mailem - umożliwia wysłanie wskazanego rachunku e-mailem jako dokument PDF (w Rejestrze rachunków).
- Utwórz Jednolity Plik Kontrolny (JPK_FA) - uruchamia okienko tworzenia JPK_FA oraz wysyłki tego pliku na serwer Ministerstwa Finansów.
- Rejestr wysłanych dokumentów JPK - wywołuje okno zawierające spis wysłanych plików JPK wraz z ich statusami oraz możliwością pobrania UPO i podglądu zawartości wysłanego dokumentu.
- Podsumowanie wartości - wyświetla okienko prezentujące podsumowanie wartości rachunków (w Rejestrze rachunków) lub podsumowanie wartości towarów i usług (w oknie Towary i usługi).
- Zestawienie nierozliczonych rachunków - powoduje wyświetlenie tylko nierozliczonych dokumentów (w Rejestrze rachunków).
- Drukuj rachunek - wyświetla okno wydruku wskazanego rachunku (w Rejestrze rachunków).
- Inne wydruki - umożliwia wydruk dokumentów powiązanych z wybranym rachunkiem: dokumentu kasowego, noty odsetkowej, wezwania do zapłaty, a także rejestru rachunków (w Rejestrze rachunków).
- Podgląd wydruku - wyświetla okno podglądu wydruku wskazanego rachunku (w Rejestrze rachunków).
- Zapisz rachunek do PDF - zapisuje wskazany rachunek jako dokument PDF (w Rejestrze rachunków).
- Eksport bazy danych do pliku - umożliwia wyeksportowanie wszystkich danych z programu wraz z ustawieniami i zapisanie ich we wskazanym miejscu w formacie skompresowanej bazy danych (ZBD).
- Import bazy danych z pliku - umożliwia zaimportowanie do programu danych, które zostały wcześniej wyeksportowane z programu (pliki w formacie ZBD).
- Konfiguracja programu - pozwala na ustawienie własnych preferencji w pracy z programem (wyświetla okno Konfiguracji).
- Aktywuj program - umożliwia aktywowanie programu zakupionym kluczem aktywacyjnym.
- Zakończ - wyłącza program.

Zakładka Edycja zawiera opcje edycji dokumentów w Rejestrze rachunków lub pozycji w oknach Kontrahenci oraz Towary i Usługi

- Kopiuj - tworzy kopię zaznaczonego dokumentu/pozycji.
- Wklej - wkleja zawartość schowka pamięci (utworzoną kopię dokumentu/pozycji).
- Zaznacz wszystko - zaznacza wszystkie dokumenty/pozycje widoczne na ekranie.
- Znajdź - szuka dokumentu/pozycji z uwzględnieniem wpisanego ciągu znaków.

Zakładka Widok umożliwia ustwienie preferencji widoku programu; jej zawartość różni się w zależności od włączonego okna.

- Sortuj dane według kolumny - umożliwia wybór kolumny według której będą sortowane dokumenty/pozycje.
- Pokazuj daty wystawienia - wyświetla boczne okienko umożliwiające sortowanie dokumentów według dat wystawienia.
- Pokazuj rodzaje dokumentów - wyświetla boczne okienko umożliwiające sortowanie dokumentów według ich rodzajów.
- Pokazuj podsumowanie - wyświetla dolny pasek z podsumowaniem dokumentów.
- Filtr - włącza filtr ułatwiający znalezienie dokumentu/pozycji po wpisanym ciągu znaków.
- Odśwież - odświeża ekran programu.
- Widok - umożliwia konfigurację widoku tabeli w aktualnym oknie programu.

Zakładka Pomoc zawiera przyciski identyczne dla wszystkich widoków:

- Pomoc - spis treści - wyświetla pełną pomoc (instrukcję obsługi programu).
- Pomoc - [nazwa aktywnego okna] - wyświetla pomoc dotyczącą bieżącego okna (np. Rejestru rachunków, Kontrahentów, Towarów i usług).
- Strona www producenta programu - uruchamia stronę internetową www.pakietprzedsiebiorcy.pl w domyślnej przeglądarce.
- Historia wersji programu - wyświetla listę zmian wprowadzonych w kolejnych wersjach Rachunku.
- Zaproponuj nową funkcjonalność - wyświetla formularz kontaktu w domyślnej przeglądarce.
- Zgłoś błąd - wyświetla formularz kontaktu w domyślnej przeglądarce.
- Aktualizacja programu - umożliwia pobranie najnowszej wersji programu.
- O programie - wyświetla informacje dotyczące programu (m.in. numer używanej wersji oraz dane licencjobiorcy).

Pasek narzędzi

Pasek narzędzi w większości okien zawiera podobny zestaw przycisków. W każdym widoku z listą danych występują następujące przyciski (od lewej, w nawiasach podano skrót klawiszowy): Dodaj (Ctrl N), Zmień (F2), Usuń (Delete), Drukuj (Ctrl P), Znajdź (Ctrl F), Filtr (Ctrl L), Widok i Pomoc (Alt F1).

Pierwsze trzy przyciski służą do dodawania, poprawy lub usuwania zaznaczonych wpisów w danym widoku (np. faktur, kontrahentów, towarów, danych słownikowych).

Przycisk Drukuj służy do drukowania aktualnego widoku. W niektórych widokach możliwych jest kilka wydruków - w takich sytuacjach po naciśnięciu przycisku drukowania rozwija się dodatkowe menu wyboru konkretnego wydruku. Okno potwierdzenia wydruku pojawiające się po wybraniu opcji drukowania zostało również ustandaryzowane i zwykle zawiera listę drukarek oraz podstawowe przyciski: Drukuj, Podgląd, Zapisz do PDF, Anuluj. W niektórych przypadkach okienko potwierdzenia wydruku zawiera dodatkowe opcje (np. wybór języka na wydruku w przypadku faktur walutowych).

Przycisk Znajdź służy do wyszukiwania danych i ustawiania kursora na wpisie spełniającym zadane kryteria wyszukiwania. Przycisk Filtr natomiast służy do filtrowania widoku. Po wpisaniu wartości w pole filtru, aktualny widok jest w czasie rzeczywistym zawężany tylko do danych spełniających wskazane kryteria. W przypadku gdy jakikolwiek filtr jest włączony, w dolnym obszarze widoku pojawia się informacja Filtrowanie widoku jest włączone z możliwością natychmiastowego wyłączenia wszystkich filtrów.

Przycisk Widok służy do ustawień aktualnego widoku danych. Po kliknięciu tego przycisku pojawia się okienko z listą dostępnych kolumn, w którym można włączyć lub wyłączyć wybrane kolumny, zmienić ich kolejność oraz określić kolumnę, według której widok ma być sortowany wraz z kierunkiem ułożenia danych (malejącym czy rosnącym wedle kolumny sortującej).

Szybszego wyboru kolumny, według której mają być porządkowane dane w widoku można dokonać poprzez kliknięcie nagłówka tejże kolumny. Ponowne kliknięcie tej samej kolumny odwraca kierunek sortowania.

Naciśnięcie prawego przycisku myszy w obszarze widoku z danymi powoduje otwarcie menu podręcznego w którym zawarte są również wyżej opisane funkcjonalności. Dostęp do poszczególnych funkcji jest również możliwy poprzez jej wybór z głównego menu u góry (Dane, Edycja, Widok, Pomoc).

Przycisk Pomoc wywołuje okno z objaśnieniami dotyczącymi funkcjonowania programu w zakresie wybranego widoku.

Na Pasku narzędzi pojawiają się także inne, dodatkowe przyciski związane ze specyfiką danego okna. Działanie przycisków opisane zostało w częśći instrukcji z opisem określonego okna.

Dodatkowe elementy ekranu

Niektóre widoki zawierają dodatkowo listy boczne, drzewa boczne oraz podsumowania widoków. Są to zawsze zewnętrzne listy danych, do których odwołują się wpisy z aktualnego widoku. Listami bocznymi są np. daty wystawienia oraz rodzaje dokumentów z lewej strony w oknie Rejestr faktur lub kategorie towarów w oknie Towary i usługi. Zaznaczenie pozycji na liście lub listach powoduje ograniczenie (wyfiltrowanie) danego widoku do wpisów odwołujących się do zaznaczonych danych. Mechanizm taki pozwala na szybsze odnajdywanie i analizę danych. Niektóre widoki zawierają dodatkowo podsumowanie najbardziej istotnych kolumn, np. wartość wystawionych faktur, wartość należnego podatku VAT, itp.

Wszystkie filtry boczne i podsumowanie można w dowolnym momencie włączyć lub wyłączyć poprzez wybór odpowiedniej opcji z zakładki Widok na Pasku menu lub poprzez menu podręczne dostępne po naciśnięciu prawego przycisku myszy w obszerze danego filtru lub podsumowania.

Opis głównych okien programu

Spis kontrahentów

Aby włączyć spis kontrahentów należy wejść w ikonę Kontrahenci. Jest to jeden z głównych elementów programu mający na celu ułatwienie i przyśpieszenie pracy z programem. Pozwala na stworzenie bazy kontrahentów, dla których często wystawiane są dokumenty. Dzięki temu przy wystawianiu kolejnych rachunków do tych samych kontrahentów nie trzeba za każdym razem wpisywać tych samych danych.

Rozpoczęcie wpisywania kontrahenta od numeru NIP pozwala na automatyczne pobranie pozostałych danych firmy z Internetu (o ile dane te znajdują się w bazie GUS).

Kontrahenci mogą być podzieleni na kategorie pod warunkiem, że w Konfiguracji programu w zakładce Kontrahenci zostanie zaznaczona opcja "Stosuj kontrahentów z hierarchicznym podziałem na rodzaje i z identyfikatorami". Domyślnie podział jest na dostawców, odbiorców oraz dostawców i odbiorców. Struktrurę tę można zbudować według potrzeb.

W tych miejscach programu, gdzie konieczne jest podawanie kontrahentów, istnieje przycisk wywołujący okno wyboru kontrahenta. Szybkie wybranie kontrahenta powoduje przepisanie jego danych do dokumentu.

Spis towarów i usług

Aby włączyć spis towarów i usług należy wejść w ikonę Towary i usługi. Jest to jeden z głównych elementów programu mający na celu ułatwienie i przyśpieszenie pracy z programem. Pozwala bowiem na stworzenie bazy towarów i usług, które często są używane na dokumentach. Dzięki temu przy wystawianiu kolejnych rachunków nie trzeba za każdym razem wpisywać tych samych danych.

Towary i usługi dzielą się na kategorie, które można samodzielnie zdefiniować. Domyślnie podział jest tylko na towary i usługi, ale możliwe jest stworzenie dowolnej hierarchicznej struktury kategorii korzystając z opcji Słowniki - Kategorie towarów i usług.

Możliwe jest zdefiniowanie czterech różnych cen dla każdego z towarów lub usług. Domyślnie poszczególne rodzaje cen nazywają się Cena 1 [zł], Cena 2 [zł], Cena 3 [zł], Cena 4 [zł]. Własne nazwy dla poszczególnych cen można zdefiniować w Konfiguracja - Towary i usługi.

Pole Indeks jest polem własnym użytkownika, które domyślnie przyjmuje właśnie taką nazwę. Jednakże nazwę dla tego pola można zmienić według własnych potrzeb w Konfiguracja - Towary i usługi - Nazwa cechy dla towarów i usług.

W tych miejscach programu gdzie konieczne jest podawanie danych towaru lub usług istnieje przycisk wywołujący okno wyboru towaru i usługi. Wybranie towaru lub usługi powoduje automatyczne przepisanie danych tego towaru lub usługi do pozycji dokumentu.

Rejestr rachunków

Aby włączyć widok roboczy rejestru rachunków należy wejść w ikonę Rejestr rachunków. W rejestrze rachunków znajduje się lista wszystkich wystawionych w programie rachunków. Domyślnie lista uporządkowana jest według dat wystawienia malejąco. Powoduje to, że wszystkie kolejno wystawiane rachunki pojawiać się będą u góry listy.

Po lewej stronie znajduje się drzewo dat dzielące się na lata, miesiące i dni. Zaznaczenie na liście danego roku, miesiąca lub dnia powoduje ograniczenie listy rachunków do określonej daty lub zakresu dat. Na dole znajduje się podsumowanie wartości wszystkich rachunków dostępnych w bieżącym widoku.

W celu wystawienia kolejnego rachunku należy wcisnąć przycisk Dodaj. Podczas dodawania pierwszego rachunku program zapyta o rodzaj stosowanej numeracji oraz o numer pierwszego rachunku wystawianego w programie. Możliwe jest zastosowanie numeracji rocznej w której numery nadawane są od początku roku, numeracji miesięcznej w której numery nadawane są od początku wraz z każdym kolejnym miesiącem lub numeracji ręcznej w której program w ogóle nie narzuca numeru i można go zdefiniować samodzielnie. Po określeniu rodzaju numeracji należy wcisnąć przycisk Zapisz, aby przejść do edycji pierwszego rachunku. Szczegółowy opis poszczególnych elementów rachunku znajduje się w kolejnym rozdziale. Po wystawieniu rachunku automatycznie otwierane jest okno potwierdzenia wydruku z poziomu, którego można od razu wydrukować wystawiony rachunek wciskając przycisk Drukuj. Na oknie potwierdzenia wydruku można określić czy wydrukowany ma zostać oryginał, kopia czy duplikat. Domyślnie drukowany jest zawsze oryginał i kopia.

Aby sporządzić wydruk wystawionych wcześniej rachunków należy zaznaczyć dany rachunek na liście i wcisnąć przycisk Drukuj. Można również zaznaczać i drukować jednocześnie wiele rachunków. W tym celu należy podświetlić kursorem wszystkie rachunki, które mają zostać wydrukowane z jednocześnie wciśnietym klawiszem CTRL. Po wciśnięciu przycisku Drukuj drukowane są wszystkie zaznaczone rachunki. Możliwe jest również sporządzenie wydruku rejestru rachunków. W tym celu należy wcisnąć prawy przycisk myszy w obszarze listy rachunków i wybrać opcję Drukuj rejestr rachunków. W takim przypadku drukowany jest zawsze bieżący widok. Aby włączyć lub wyłączyć widoczność poszczególnych kolumn na wydruku należy użyć opcji Widok. Aby ograniczyć listę drukowanych danych (np. do określonego miesiąca) należy zaznaczyć na drzewie dat z lewej strony określony zakres dat.

W przypadku gdy w systemie zainstalowana jest aplikacja księgowa Księga, Ryczałt lub Mała Księgowość dostępny jest jeszcze przycisk Zaksięguj lub Wyksięguj. Pozwala on na automatyczne zaksięgowanie lub wyksięgowanie aktualnie zaznaczonego rachunku w aplikacji księgowej. W Konfiguracji w zakładce Księgowanie można określić czy kolejno dodawane, zmieniane lub usuwane rachunki mają być księgowane automatycznie czy manualnie poprzez konieczność naciśnięcia przycisku Zaksięguj.

Z poziomu rejestru rachunków możliwe jest również szybkie wysłanie rachunku e-mailem do kontrahenta. W tym celu należy zaznaczyć dany rachunek na liście i wcisnąć przycisk E-mail. Powoduje to otwarcie okna edycji wiadomości w domyślnym programie pocztowym z dołączonym w załączniku rachunkiem w pliku PDF.

Dla każdego rachunku można również prowadzić kontrolę ich rozliczenia. Rachunki z oznaczonym parametrem Zapłacono traktowane są od razu jako rozliczone. Dla rachunków z odroczonym terminem płatności można użyć opcji Rozlicz, która pozwala na zmianę statusu rozliczenia takiego rachunku oraz wskazanie daty rozliczenia i numeru dowodu księgowego na podstawie, którego nastąpiło rozliczenie. Dla rachunków dla których minął termin płatności możliwe jest wydrukowanie wezwania do zapłaty. W tym celu należy zaznaczyć dany rachunek na liście i wybrać opcję Drukuj wezwanie do zapłaty dostępną pod prawym przyciskiem myszy.

Okno edycji rachunku

Okno edycji rachunku dostępne jest podczas dodawania nowego rachunku do rejestru rachunków lub podczas edycji istniejącego dokumentu. Okno dzieli się na sekcje: Dane dokumentu, Kontrahent, Pozycje rachunku, Dane dotyczące płatności.

Sekcja Dane dokumentu zawiera wymagane dane z nagłówka dokumentu takie jak Numer rachunku, Miejsce wystawienia, Data wystawienia, Data sprzedaży. Część danych wypełnianych jest automatycznie. Pole Numer rachunku przyjmuje wartość zgodną z ustawieniami konfiguracji Konfiguracja - Rachunki. W przypadku konieczności ręcznej zmiany numeru rachunku należy przełączyć program w tryb numeracji ręcznej. Dokonać można tego w Konfiguracji - Rachunki. Pole Miejsce wystawienia przyjmuje domyślnie wartość zdefinowaną w danych firmy w Konfiguracji natomiast pola dat przyjmują domyślnie aktualną datę.

Sekcja Kontrahent zawiera dane kontrahenta dla którego wystawiany jest rachunek. Dane te można wpisać ręcznie lub użyć ze zdefiniowanej wcześniej listy kontrahentów. Sekcja Kontrahent dzieli się na zakładki Kontrahent oraz Odbiorca. Wypełnienie pól z zakładki Kontrahent jest wymagane (poza numerem NIP). Pola z zakładki Odbiorca wykorzystuje się w przypadku wysyłania rachunku pocztą tradycyjną gdy jest inny adres do korespondencji. W przypadku wypełnienia pól z zakładki Odbiorca są one widoczne na rachunku w sekcji Adresat. Drukowane jest to w miejscu "okienka" na specjalnie dostosowanych do tego kopertach pocztowych.

Sekcja Pozycje rachunku zawiera spis towarów i usług, które mają zostać umieszczone na rachunku. Aby dodać kolejną pozycję do rachunku należy wcisnąć przycisk Dodaj. W przypadku konieczności modyfikacji błędnie dodanej pozycji lub jej usunięcia należy użyć opcji Zmień lub Usuń. Wymagane pola, które należy podać to Nazwa towaru lub usługi, Cena [zł], Ilość [zł]. Pozostałe pola są obligatoryjne. Dane te można wpisać ręcznie lub użyć ze zdefiniowanej wcześniej listy na oknie Towary i usługi. Domyślnie wszystkie kolumny są umieszczane na wydruku, ale istnieje możliwość wyłączenia drukowania poszczególnych kolumn (lub zmiany ich rozmiaru) w Konfiguracja - Styl druku rachunków. Pole Indeks jest polem własnym użytkownika, które domyślnie przyjmuje właśnie taką nazwę. Jednakże nazwę dla tego pola na wydruku można zmienić według własnych potrzeb w Konfiguracja - Towary i usługi - Nazwa cechy dla towarów i usług.

Sekcja Dane dotyczące płatności zawiera informacje na temat sposobu rozliczenia rachunku przez kontrahenta. W przypadku gdy rachunek jest już opłacony (np. nastąpiła przedpłata przelewem lub płatność za rachunek jest regulowana przez kontrahenta gotówką w chwili jego otrzymania) należy zaznaczyć opcję Zapłacono oraz wskazać odpowiednią formę płatności na liście. W przypadku gdy rachunek ma odroczony termin płatności należy odznaczyć przełącznik Zapłacono i wskazać termin płatności oraz ewentualnie numer konta na jaki ma wpłynąć należność.

Sekcja Uwagi zawiera dodatkowe uwagi drukowane w stopce rachunku. Możliwe jest ręczne wpisanie uwag lub wybranie z wcześniej zdefiniowanego słownika. Możliwe jest również zdefiniowanie stałych uwag w Konfiguracja - Uwagi dodawane do rachunku, które są automatycznie dodawane do każdego tworzonego rachunku.

Oprócz powyższych danych należy jeszcze wskazać personalnie osobę wystawiającą rachunek oraz ewentualnie (nieobowiązkowo) osobę upoważnioną do odbioru rachunku.

Należy w tym miejscu wspomnieć, że dostępne formy płatności oraz jednostki miar mogą zostać samodzielnie zdefiniowane przez użytkownika w odpowiednich słownikach dostępnych po wejściu w ikonę Słowniki na głównym oknie programu.

Zestawienia sprzedaży

Aby włączyć zestawienia należy wejść w ikonę Zestawienia sprzedaży.

Okno wybranego zestawienia ma zawsze dwa widoki: tabelaryczny i graficzny. Widok tabelaryczny zawiera stabelaryzowane dane na podstawie których generowany jest wykres graficzny. W zależności od rodzaju wykresu jest on liniowy lub słupkowy. Wyboru widoku dokunuje się poprzez przyciski Tabela oraz Wykres. Poniżej znajduje się lista wyboru zestawienia oraz zakres dat z jakiego ma zostać wygenerowane zestawienie. Można dokonać wyboru predefiniowanego zakresu lub ustawić własny zakres dat.

W przypadku wykresu graficznego możliwe jest wybranie dodatkowych opcji takich jak kierunek sortowania słupków oraz widoczność etykiet i wartości.

Aby dokonać wydruku zestawienia należy kliknąć przycisk Drukuj. Bez względu na rodzaj wybranego widoku drukowana jest zawsze tylko i wyłącznie forma tabelaryczna zestawienia.

Słowniki

Słowniki to proste, definiowane przez użytkownika tabele z danymi w których znajdują się wpisy do szybkiego wyboru na niektórych oknach. Zdefiniowanie własnych słowników pozwala na przyśpieszenie i usprawnienie pracy z programem. Pozwalają bowiem na wpisanie tych danych, które często się powtarzają. Pozwala to na niewpisywanie ich za każdym razem lecz na bezpośrednie użycie ze słownika, który jest wywoływany z poziomu danego okna. Program Pakiet Przedsiębiorcy Rachunek zawiera następujące słowniki: Formy płatności, Waluty, Uwagi do rachunku, Jednostki miary, Kategorie towarów i usług, Pola dodatkowe dla kontrahentów.

Otwarcie danego słownika odbywa się poprzez wejście w opcję Słowniki i wybranie z menu odpowiedniego słownika lub poprzez przyciski na oknach edycji na których dany słownik jest wykorzystywany.

Konfiguracja programu

Aby otworzyć okno Konfiguracji należy wejść w ikonę Konfiguracja. W lewej części jest lista z wyborem zakładek Konfiguracji. Poniżej opisano poszczególne zakładki:

• Dane firmy
  Zakładka ta zawiera dane rejestrowe i kontaktowe firmy, które umieszczane są na wydrukach rachunków w sekcji Sprzedawca.
• Konta bankowe
  Zakładka ta zawiera numery rachunków bankowych. Po wpisaniu poprawnego numeru rachunku bankowego program automatycznie uzupełni nazwę banku oraz SWIFT (pod warunkiem, że komputer jest podłączony do Internetu). Aby zapisany tu numer konta bankowego został umieszczony na wydruku, należy wskazać go na rozwijanej liście w polu "Numer konta" w oknie dodawania/edycji rachunku.
• Użytkownicy
  Zakładka ta umożliwia zabezpieczenie wejścia do programu hasłem (oddzielnym dla każego użytkownika), dodawanie i usuwanie użytkowników oraz określanie uprawnień dla każdego z nich. Zaznaczenie opcji "Rejestruj operacje użytkowników" powoduje zapisanie operacji wykonywanych w programie przez poszczególnych użytkowników, takich jak: logowanie, przełączanie okien, dodanie/usunięcie/edycja danych.
• Rachunki
  Zakładka ta zawiera podstawowe parametry definiujące sposób generowania lub prezentowania dokumentów. W tym miejscu można:
  - aktywować możliwość wystawiania rachunków proforma,
  - aktywować możliwość wystawiania rachunków walutowych,
  - zmienić rodzaj numeracji dokumentów (do wyboru jest numeracja roczna, miesięczna, ręczna, inna według schematu),
  - włączyć możliwość ręcznego poprawiania numerów rachunków,
  - wyłączyć podświetlanie na czerwono dokumentów nierozliczonych, dla których upłynął termin płatności,
  - włączyć wyświetlanie kwoty do zapłaty w złotówkach na rachunkach walutowych.
• Księgowanie
  Zakładka ta zawiera parametry konfigurujące współpracę z programami księgowymi, dzięki którym możliwe jest automatyczne księgowanie wystawianych rachunków. Program umożliwia automatyczne księgowanie w aplikacjach Księga, Ryczałt oraz Mała Księgowość.
• Kontrahenci
  Zakładka ta zawiera opcje ułatwiające zarządzanie bazą kontrahentów w programie. Zaznaczenie opcji "Do wysyłania wiadomości korzystaj z zewnętrznego domyślnego programu pocztowego" powoduje wykorzystanie zewnętrznej aplikacji (np. Windows Live Mail, Thunderbird) do wysyłki dokumentów wystawionych w programie.
• Towary i usługi
  Zakładka ta zawiera parametry ułatwiające zarządzanie bazą towarów i usług, m.in.:
  - wybór waluty, w której nominowane są ceny,
  - określenie ilości miejsc po przecinku w jednostkach miar,
  - możliwość zdefiniowania własnych nazw dla cen sprzedaży.
• Styl wydruków
  Zakładka ta zawiera parametry definiujące styl wydruków. Dla większości wydruków można wpływać na takie elementy jak rozmiary marginiesów, krój czcionki, wielkość czcionki, kolor czcionki oraz wypełnienie nagłówków tabel. Nie wszystkie zdefiniowane ustawienia mają wpływ na wszystkie wydruki.
• Ustawienia druku rachunków
  Zakładka ta zawiera parametry definiujące elementy wydruku rachunków. W tym miejscu można zmienić nazwę dokumentu na wydruku ("Faktura" zamiast "Rachunek"), przedefiniować nazwy niektórych sekcji na wydruku lub wyłączyć drukowanie niektórych elementów.
• Ustawienia druku pozycji rachunków
  Zakładka ta zawiera parametry pozwalające zmienić kolejność lub szerokość kolumn na wydruku rachunków, a także wyłączyć lub włączyć możliwość wydruku wybranych kolumn.
• Uwagi i elementy graficzne na wydruku
  Zakładka ta umożliwia wskazanie plików graficznych (logo oraz pieczątki) dołączanych do wydruków oraz sposobu umieszczenia ich na rachunkach. Program przechowuje kopię plików wskazanych w tym miejscu, dlatego w przypadku modyfikacji konieczne jest ponowne ich załadowanie do programu. Oprócz tego zakładka zawiera pole, w którym można zdefiniować stałe uwagi automatycznie dodawane do każdego drukowanego dokumentu oraz określić sposób wyświetlania ich na wydrukach.
• Archiwizacja
  Zakładka ta zawiera parametry określające częstotliwość oraz sposób sporządzania kopii danych (automatycznych oraz tworzonych przez użytkownika). Znajdujący się tu przycisk "Menadżer przywracania kopii zapasowej" pozwala na wczytanie do programu danych zarchiwizowanych w automatycznie wykonanych kopiach bazy danych.
• Wygląd programu
  Zakładka ta zawiera parametr pozwalający na zmianę szablonu ("skórki") interfejsu programu. Wyboru można dokonać spośród dziewięciu zdefiniowanych na stałe szablonów. Mechanizm ten działa na systemach Windows Vista lub nowszych. W przypadku korzystania z systemów Windows XP i starszych pewne elementy programu mogą wyświetlać się nieprawidłowo.

Jednolity Plik Kontrolny (JPK_FA)

W programie Rachunek można utworzyć Jednolity Plik Kontrolny JPK_FA umożliwiający wysłanie pojedynczej faktury (lub kilku faktur) na żądanie Urzędu Skarbowego. Ten plik należy utworzyć w oknie Rejestr rachunków zaznaczając wybraną fakturę/rachunek (lub kilka faktur/rachunków z przyciśniętym przyciskiem Ctrl na klawiaturze) i wybierając opcję Dane - Utwórz Jednolity Plik Kontrolny (JPK_FA).

Program umożliwia zapisanie plików JPK na dysku komputera lub wysłanie ich na serwer ministerstwa finansów, w zależności od opcji wybranej przez Użytkownika. Aktualne instrukcje podpisywania i wysyłki plików JPK znajdują się na naszej stronie internetowej w sekcji Najczęściej zadawane pytania (FAQ).

Integracja z innymi programami serii Pakiet Przedsiębiorcy

Integracja pozwala na automatycznie księgowanie rachunków w aplikacjach księgowych Pakiet Przedsiębiorcy Księga, Pakiet Przedsiębiorcy Ryczałt i Pakiet Przedsiębiorcy Mała Księgowość.

Program przy każdorazowym uruchomieniu stara się samodzielnie wykryć obecność aplikacji księgowej. W przypadku wykrycia w systemie obecności którejś z wyżej wymienionych aplikacji na oknie Rejestr rachunków pojawia się przycisk Zaksięguj służący do księgowania lub wyksięgowywania kolejno dodawanych rachunków.

Aby ręcznie włączyć lub zmienić parametry integracji należy wejść w Konfigurację w zakładkę Księgowanie. Aby możliwe było księgowanie rachunków należy włączyć parametr Integracja z programem księgowym i wybrać aplikację do której mają być księgowane rachunki. W przypadku wybrania aplikacji Pakiet Przedsiębiorcy - Księga lub Pakiet Przedsiębiorcy - Ryczałt w polu Baza danych programu księgowego należy wskazać plik bazy danych database.mdb z programu Księga lub Ryczałt. W przypadku wybrania aplikacji Pakiet Przedsiębiorcy - Mała Księgowość w polu Folder danych programu księgowego należy wskazać folder instalacyjny programu Mała Księgowość w którym znajdują się pliki z bazami danych, a w polu Firma należy wskazać do której firmy z aplikacji Mała Księgowość mają być księgowane rachunki. Po wybraniu z listy aplikacji program sam powinien znaleźć odpowiednią ścieżkę. Jeśli tak się nie stanie należy ją wskazać "ręcznie" poprzez wpisanie ścieżki lub wsiśnięcie przycisku wyboru pliku.

W przypadku prawidłowo skonfigurowanej integracji po kliknięciu przycisku Testuj połączenie powinien wystąpić komunikat o poprawnym nawiązaniu połączenia. Jeśli wystąpi komunikat z błędem oznacza to, że ścieżka nie została poprawnie podana, plik bazy danych nie istnieje, jest uszkodzony lub niewłaściwy. W przypadku otrzymania komunikatu z błędem automatyczne księgowanie rachunków w programie księgowym nie będzie działać prawidłowo.

Możliwe jest automatyczne i "ręczne" księgowanie rachunków w programie księgowym. Gdy zaznaczony jest przełącznik Automatyczne księgowanie rachunków rachunki są księgowane automatycznie. W przypadku wyłączenia tego parametru rachunki nie są księgowane automatycznie i należy księgować je "ręcznie" poprzez naciśnięcie przycisku Zaksięguj.

Aktualizowanie programu

Średnio raz w miesiącu udostępniana jest Użytkownikom kolejna wersja programu. W przypadku pojawienia się nowszej wersji zalecane jest dokonanie aktualizacji. Używanie zawsze najnowszej wersji programu gwarantuje jego zgodność z aktualnymi przepisami. Program ma wbudowany mechanizm wykrywania dostępności nowej wersji i w przypadku pojawienia się aktualizacji informuje o tym Użytkownika.

Aktualizacje można również wymusić "ręcznie". Można to zrobić z poziomu programu poprzez użycie opcji Pomoc - Aktualizacja programu lub poprzez wejście w menu Windows START - Wszystkie programy - Rachunek - Aktualizacja programu.

W przypadku wystąpienia błędu podczas aktualizacji lub gdy nie zostanie ona ukończona może wystąpić sytuacja, że program przestanie się uruchamiać. W takiej sytuacji należy go ponownie zaktualizować poprzez wejście w menu Windows START - Wszystkie programy - Rachunek - Aktualizacja programu.

Tworzenie kopii bezpieczeństwa

Wszelkie dane przechowywane są na komputerze Użytkownika. Zatem to Użytkownik odpowiedzialny jest za ich bezpieczeństwo. W programie istnieje mechanizm pozwalający na ekport wszystkich danych do zewnętrznego pliku oraz na import danych z zewnętrznego pliku. Awarie baz danych nie zdarzają się w ogóle o ile nie uległ uszkodzeniu nośnik na którym dane te są zapisane. Nie mniej jednak zalecane jest możliwie częste eksportowanie danych na wypadek awarii komputera lub nośnika na którym są przechowywane lub na wypadek kradzieży lub zagninięcia komputera. Zalecane jest tworzenie kopii danych na zewnętrzny nośnik: pendrive, płytę CD lub DVD, dyskietkę, pocztę e-mail, FTP, kartę pamięci, itd. itp. Tworzenie kopii na dysk twardy komputera na którym zainstalowany jest program mija się bowiem z celem.

W celu wykonania kopii danych należy wejść w opcję Dane - Eksport bazy danych i wskazanie lokalizacji oraz nazwy pliku do którego baza danych ma zostać wyeksportowana. Aby przywrócić dane z kopii należy wejść w opcję głównego menu Dane - Import bazy danych i wskazać wyeksportowany wcześniej plik.

W programie istnieje mechanizm przypominania o konieczności utworzenia kopii danych. Wówczas program przy zamknięciu pyta czy wykonać kopię danych, a następnie wskazuje okno wyboru folderu do którego dane mają zostać zapisane. W takiej sytuacji nazwa pliku generowana jest automatycznie i zawiera oprócz nazwy programu datę i godzinę utworzenia kopii. Po dokonaniu kopii zalecane jest sprawdzenie czy plik z kopią danych na pewno został zapisany we wskazanym miejscu.

Ustawienia częstotliwości przypominania i konieczności utworzenia kopii można dokonać w Konfiguracji w zakładce Archiwizacja.

Uwagi końcowe

Producent oprogramowania Fineco Software dołożył wszelkich starań, aby oprogramowanie było możliwe najbardziej funkcjonalne i intuicyjne oraz spełniało oczekiwania jak najszerszej rzeszy Użytkowników oraz, aby niniejsza instrukcja w możliwie szerokim stopniu wyczerpywała temat. W przypadku braku odpowiedzi na dany temat w niniejszej instrukcji oraz w FAQ prosimy o wysłanie pytania korzystając z formularza kontaktu.

W przypadku pojawienia się błędów w programie lub w przypadku chęci zapropnowania nowej funkcjonalności, które zdaniem Państwa przyczyniłyby się do polepszenia programu również prosimy o kontakt przez formularz kontaktu.